FCA 为邮箱政策转变辩护，批评者警告透明度风险

由于未能妥善保留电子沟通记录，近年来企业遭到了巨额罚款，促使英国监管机构澄清其电子邮件合规立场。根据监管机构发布的公告，金融行为监管局（FCA）正在修改其电子邮件管理方式，引入一项政策，在员工收件箱中的消息在一年后将被删除。

推动更智能的数据管理

“我们正在做出的改变将有助于我们遵守《通用数据保护条例》和《数据保护法》的义务，以免保存信息时间过长，” FCA情报与数字总监伊恩·菲尼克斯表示。“但同等重要的是，这将帮助我们改进数据使用方式，以便我们可以更加高效地工作。”

这一举措计划于2025年4月生效，先前在员工和活动人士之间引发了对监管机构在一年后可能发生的情形中承担责任的批评。

然而，FCA坚称这一变化将增强效率，提高合规性，与数据保护法一致，并简化对重要记录的访问。根据FCA情报与数字总监伊恩·菲尼克斯表示，监管机构并非试图隐藏或抹去关键信息。

相反，目的是确保相关电子邮件，如解释决策过程的电子邮件，得到妥善存储在集中且安全的存储库中，而不是散落在各自的收件箱中。

FCA保存了大量的电子邮件。菲尼克斯称，在超过7000万封电子邮件中搜索，就像“在海滩上寻找一粒特定的沙粒”。通过实现结构化的记录保留，FCA希望使历史数据检索更快、更高效。

FCA辩称，该举措符合其在《通用数据保护条例》和《数据保护法》下的义务，以防止保留非必要信息过多。

解决批评，确保合规

在一个日益数字化的世界中，电子邮件仍然是最重要的数据来源之一，然而，据监管机构称，其中大部分是例行或冗余信息。

新政策旨在清理收件箱，改善数据组织。被视为官方记录的邮件将被转移到中央存档，可以通过关键字轻松搜索，消除手动搜索收件箱的需求。

一些批评者认为FCA对自身制定的标准和其监管的公司不一致。然而，菲尼克斯驳斥了这一说法，强调该监管机构仍致力于严格的记录保留，监管记录仍将保留长达25年。

菲尼克斯坚持更好的数据组织将增强FCA做出及时决策并迅速应对潜在风险的能力。