掌握2024年的数据管理技巧，让合规升级事半功倍

合规是一项耗时的责任，需要精准和密切监督。尽管在过去，监管合规主要涉及电子邮件和印刷材料，而不是如今持续不断的数字企业产出，但这一声誉已经持续了一段时间。

优化合规管理工作流程

我们逐渐看到合规变得更像一个独立的产业，而不仅仅是组织中某人的‘角色’，这在中小型企业中尤为明显。

最近几年，“WhatsApp罚款”本身就已使SEC和CFTC处罚了数十亿美元的违规行为，压力和监督迫在眉睫。我们现在已经到达一个点，即通信平台的增长、法规和监管要求使得更难检测到违规行为。

合规团队必须做出改变，以有效管理其不断增长的工作量，并减少使用多种解决方案带来的成本上涨。以下是五个加快合规工作流的技巧！

解决消息审查效率的差距

传统通信归档的一个最大问题是捕获消息时缺乏上下文。从WhatsApp到Slack，如果没有正确的工具，拼凑员工的沟通方式将会相当困难。

目前的行业标准是将所有消息转换为电子邮件线程，这导致了片段化的审查体验，中断了对话的流程。这是一个缓慢、错综复杂的过程，也可能导致无法检测到违规行为。

一些现代化的合规供应商开始认识到这种低效性，提供原通道格式的通信展示，将所有互动（评论、反应、附件）内嵌显示，以展示整个故事。

这是一个有用的功能，以线性方式呈现对话，允许用户更合乎逻辑地审查通信。

人工智能在合规工作流变革中的作用

尽管人工智能目前备受关注，但全球许多行业之所以采用它是有道理的；它可以极大地改善数据处理和分析。

过去10-15年中，合规团队必须审查的通信量增长了10-15倍，因此能够‘学习’违规行为并将其标记给合规官员的能力显然很有吸引力。

然而，尽管人工智能和机器学习在重要性上处于首要位置，该行业仍在努力找到如何正确应用它们以实现合规目的。

正如监管机构正在讨论聊天机器人生成的内容如何影响现有的监管框架一样，合规供应商正在确保他们拥有必要的数据来采取必要的变革性步骤。合规是一门精密的科学，追求一个不断变化的目标通常是无效的。

集成解决方案以提高效率

WhatsApp和短信等数字通信渠道的兴起促使合规应对‘脱频道’通信风险，自2021年以来处罚显著增加。

许多公司依赖多个供应商来监视不同平台，这导致了因上下文切换和功能不一致而引起的低效。受监管的公司应优先考虑提供统一解决方案的供应商，以简化数据存储和合规流程。

有效网站变更监测

SEC在2022年的市场营销规则和FCA在2023年的消费者义务突显了监管机构对数字空间中消费者保护的关注。公司必须记录影响消费者的网站变化，因此高效的监测对合规团队至关重要。

执行不当的解决方案可能增加工作量，因此探索诸如文本差异或视觉叠加等选项对于找到合适的解决方案至关重要。

会后分析

后疫情时期的商业习惯严重依赖在线会议，监管焦点现在已扩展到视频通话监督。转录工具对于合规至关重要，使团队能够根据词汇政策快速审查标记为违规条件的术语，简化会后分析，提高效率。

升级2024年合规系统

随着合规要求的增长，对于团队来说，有效组织数据并获取相关信息至关重要。许多老牌供应商仍然依赖于过时系统，缺乏满足不断发展需求所需的灵活性。

在2024年选择或升级合规供应商时，确保他们提供支持高效数据管理并帮助团队应对日益增长的通信量的灵活技术。